Tietosuojaseloste – Celeverb-mobiilisovellus

1. Johdanto

Tämä tietosuojaseloste koskee Celeverb Oy:n Celeverb-mobiilisovellusta (Android-pakettitunnus fi.celeverb, iOS-tunnus fi.celeverb.celeverbFlutter). Selosteessa kuvataan, miten käsittelemme henkilökohtaisia ja arkaluontoisia käyttäjä- sekä laitetietoja sovelluksen käytön yhteydessä.

Sovellus ei sisällä mainoksia, emmekä myy käyttäjätietoja. Sovelluksen käyttöehdot ovat erillisellä sivulla. Pidämme tämän selosteen ajan tasalla palvelun kehityksen mukana.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä on Celeverb Oy (Y-tunnus 3630816-2), Saaristenkatu 6 c/o Hammas Huippu Oy, 13100 Hämeenlinna, Suomi.

Tietosuoja-asioissa ja tietojen poistopyynnöissä voit ottaa yhteyttä osoitteeseen marko.ahonen@celeverb.com. Myyntiin liittyvät yhteydenotot: tomi.strand@celeverb.com. Verkkosivusto: https://www.celeverb.com.

3. Mitä tietoja keräämme

Käsittelemme vain tietoja, jotka ovat tarpeen sovelluksen toiminnan kannalta. Näihin kuuluvat tyypillisesti:

• Tilin tiedot: nimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunniste, salasana (tallennetaan palvelimelle salattuna tiivisteenä), rooli ja moduulioikeudet. Tilejä ei luoda itsepalveluna sovelluksesta; organisaation ylläpitäjä luo tilin kutsulla.
• Äänitteet (mikrofoni): kenttäraportteihin, äänimuistioihin, kokouksiin ja litterointiin liittyvä ääni, jota käsitellään palvelimella tekstiksi ja dokumentaatioksi.
• Kuvat (kamera tai galleria): raporttien liitteet ja brändäyslogit.
• Tarkka sijainti (vain, kun käyttäjä on myöntänyt luvan): esimerkiksi Päivän työt -moduulin leimaus, sääpalvelu sekä kuvien sijaintitiedot.
• Käyttäjän tuottama sisältö: raportit, muistiinpanot, työmaa- ja asiakastiedot sekä muut tiedot, joita käyttäjä syöttää tai jotka syntyvät litteroinnista ja tekoälyavusteisesta dokumentoinnista. Käyttäjä vastaa siitä, että hän syöttää palveluun vain asianmukaisia ja tarpeellisia tietoja.
• Laite- ja ilmoitustiedot: push-ilmoituksia varten käytettävä FCM-tunniste sekä kirjautumiseen liittyvät istuntotunnisteet laitteella.
• Kaatumis- ja diagnostiikkatiedot: tuotannossa Sentrylle voidaan lähettää virheraportteja (katso kohta 5).

4. Mihin tietoja käytetään

Käytämme tietoja ainoastaan sovelluksen ja siihen liittyvän palvelun tuottamiseen. Tähän kuuluvat kirjautuminen ja tiimin hallinta, kenttä- ja tuottavuusmoduulien dokumentointi, litterointi ja raporttien muodostaminen, ajanhallinta sekä asiakastuki.

Emme käytä tietoja mainontaan, ristiinseurantaan eri sovellusten välillä emmekä myy niitä kolmansille osapuolille.

5. Kenelle tietoja luovutetaan (käsittelijät)

Emme myy henkilökohtaisia tai arkaluontoisia käyttäjätietoja. Palvelun tuottamiseksi käytämme seuraavia käsittelijöitä ja palveluita:

• Celeverb-sovellusrajapinta (celeverb-api.digihammas.fi) Hostinger-palvelimella Latviassa: tilitietojen, äänitteiden, kuvien, raporttien ja sijaintitietojen tallennus sekä käsittely.
• Microsoft Azure Speech ja Azure OpenAI: puheentunnistus ja tekoälyavusteinen raportointi. Azure Speech -käsittely on konfiguroitu Ruotsin alueelle (swedencentral). Azure OpenAI -resursseja käytetään Microsoftin palveluna EU-alueella tai muulla kulloinkin konfiguroidulla alueella.
• Digikertomus-palvelu (digikertomus.fi), kun Digikertomus-moduuli on käytössä — katso kohta 6.
• Open-Meteo: säätiedot sijaintikoordinaattien perusteella (kenttämoduulit).
• Nominatim / OpenStreetMap: käänteinen geokoodaus (osoiteteksti) Päivän työt -leimauksiin.
• Sähköpostipalvelu (SMTP): kutsut ja salasanan palautusviestit.
• Firebase Cloud Messaging: push-ilmoitukset laitteeseen.
• Sentry: tuotannossa käytössä oleva kaatumis- ja virheraportointi. Sentrylle voidaan lähettää diagnostiikkatietoja, kuten pinotietoja sekä laite- ja sovellustietoja. Ennen lähetystä pyrimme suodattamaan henkilötietoja (esimerkiksi sähköpostiosoitteet, todennustunnisteet ja salasanat).

6. Digikertomus-moduuli

Celeverb-mobiilisovellus sisältää Digikertomus-moduulin. Kun moduuli on aktivoitu ja käytät sitä, äänitteitä ja niihin liittyviä istuntotietoja voidaan lähettää Digikertomus-palveluun (digikertomus.fi) litterointia ja dokumentoinnin käsittelyä varten.

Rekisterinpitäjä Digikertomus-moduulin osalta on Celeverb Oy. Tietosuoja- ja poistopyynnöt osoitetaan osoitteeseen marko.ahonen@celeverb.com. Digikertomuksen selainpalvelulla voi olla omat käyttöehtonsa; tämä seloste koskee käsittelyä, joka tapahtuu mobiilisovelluksen kautta.

7. Turvallinen käsittely

Siirrämme tiedot salatusti HTTPS-yhteydellä. Salasanat tallennetaan palvelimelle bcrypt-tiivisteinä. Laitteella istuntotunnisteet säilytetään suojatussa tallennustilassa. Android-sovelluksessa sovellusvarmuuskopiointi on poistettu käytöstä. Palvelindata sijaitsee Hostinger-palvelimella Latviassa.

Käyttäjän tulee suojata laitteensa (esimerkiksi lukituskoodilla) sekä tilinsä tunnistetiedot.

8. Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin käyttäjätili tai palvelusopimus on aktiivinen ja tiedot ovat tarpeen palvelun tuottamiseksi. Kun tili tai palvelu päättyy taikka teet poistopyynnön, tiedot poistetaan kohdan 9 mukaisesti.

Lakisääteiset säilytysvelvoitteet voivat edellyttää tiettyjen tietojen säilyttämistä pidempään. Kerromme tällaisista tilanteista tarvittaessa erikseen.

9. Tilin ja datan poisto

Voit pyytää tilisi ja siihen liittyvien tietojen poistamista lähettämällä pyynnön osoitteeseen marko.ahonen@celeverb.com. Ilmoita viestissä nimesi, tilin sähköpostiosoite sekä se, että kyseessä on Celeverb-mobiilisovelluksen poistopyyntö.

Poistopyynnön perusteella poistamme kaiken tiliisi liittyvän käyttäjädatan, mukaan lukien äänitteet, kuvat, raportit ja sijaintilokit siltä osin kuin ne liittyvät tiliisi. Sovelluksessa ei ole tällä hetkellä itsepalvelupoistoa; poisto hoidetaan tukipyynnön kautta.

Tilin jäädyttäminen tai väliaikainen lukitus ei ole sama asia kuin poisto. Kun poisto on tehty, tiliä ja siihen liittyviä tietoja ei ole enää käytettävissä.

10. Käyttäjän oikeudet (GDPR)

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti sinulla voi olla oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista virheellisiä tietoja, pyytää poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä sekä tietyissä tilanteissa saada tiedot siirrettävässä muodossa. Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen marko.ahonen@celeverb.com.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (https://tietosuoja.fi).

11. Lasten tiedot

Celeverb-mobiilisovellus on tarkoitettu ammattikäyttöön, eikä sitä ole kohdennettu lapsille. Emme tietoisesti kerää lasten henkilötietoja.

12. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, kun käsittelykäytäntömme tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla, ja sivun yläosassa ilmoitetaan viimeisin päivityspäivä. Merkittävistä muutoksista voimme ilmoittaa myös sovelluksessa tai sähköpostitse.

13. Laitteen käyttöluvat

Sovellus pyytää tarvittaessa seuraavia lupia, jotta ominaisuudet toimivat. Voit peruuttaa luvat laitteen asetuksista; tällöin vastaavat ominaisuudet eivät ole käytettävissä.

• Mikrofoni: äänitys litterointia ja dokumentointia varten.
• Kamera ja valokuvat: raporttikuvat sekä kuvien valinta galleriasta.
• Sijainti: leimaus, säätiedot ja kuvien sijaintimerkinnät. Emme seuraa sijaintia jatkuvasti taustalla ilman käyttötilannetta.
• Ilmoitukset: palveluun liittyvät push-viestit.
• Internet: synkronointi Celeverb- ja Digikertomus-palveluihin.